Last van waardeloze leads? De oplossing ligt vaak in opvolging en administratie.

Een lead die niet meteen opneemt, betekent niet dat hij waardeloos is. Sterker nog, het is eerder de norm dan de uitzondering. De moderne consument is druk, wordt overspoeld met informatie en wil zelf bepalen wanneer en hoe hij communiceert. Een gemiste oproep of een onbeantwoorde e-mail is dus geen teken van desinteresse, maar een uitnodiging om het op een andere manier te proberen. 

De manier waarop je dit doet, de timing, de intonatie en de consistentie van je opvolging, kan het verschil maken tussen een gemiste kans en een waardevolle deal. In deze blog duiken we dieper in de kunst van effectieve leadopvolging en laten we zien hoe je stapsgewijs meer leads omzet in sales, vaak met minimale wijzigingen in je marketingproces.

Het belang van snelle opvolging

Stel je voor: je hebt net een formulier ingevuld op een website voor een product waar je echt interesse in hebt. De kans is groot dat je op dat moment in de 'koopfase' zit. Je bent enthousiast en bereid om de volgende stap te zetten. Wat gebeurt er als je pas dagen later een reactie krijgt? Je enthousiasme is bekoeld, je bent misschien al bij de concurrent aan het kijken, of je bent de hele aanvraag alweer vergeten. Dit is precies waarom snelheid zo cruciaal is in de wereld van leadopvolging.

Onderzoek van MIT toonde al in 2007 aan dat de kans om contact te leggen met een lead al binnen het eerste half uur afneemt met een factor 100, om de lead ook te kwalificeren neemt de kans binnen dit uur af met een factor 21. Volg je op na langer dan 20 uur, dan zijn de kosten van gemiddeld genomen hoger dan de opbrengsten van je resultaten.

Bron: https://cdn2.hubspot.net/hub/25649/file-13535879-pdf/docs/mit_study.pdf

De eerste vijf minuten na een leadaanvraag zijn dus goud waard. Zelfs als de lead niet opneemt, is het essentieel om direct een gepersonaliseerde e-mail te sturen. Dit toont niet alleen je professionaliteit en betrokkenheid, maar houdt je merk ook top-of-mind en zorgt wetenschappelijk bewezen voor betere resultaten.

De kunst van de 'tweede kans'

Wat als die eerste poging mislukt? De meeste verkopers geven te snel op. Na één of twee gemiste oproepen wordt de lead bestempeld als 'niet geïnteresseerd' en verdwijnt hij in de digitale prullenbak. Dit is een enorme verspilling van potentieel. Effectieve opvolging is een marathon, geen sprint.

Bedenk eens hoe vaak jij het initiatief hebt genomen om je partner een berichtje te sturen, opnieuw aan te spreken of te bellen voor je hem/haar daadwerkelijk mee uit hebt gevraagd? Waarom doen we dit privé wel, maar vinden we dit zakelijk ongemakkelijk? 

De sleutel is consistentie en diversificatie. Dit betekent dat je niet na de eerste of tweede poging moet opgeven. Gebruik verschillende kanalen en tijdstippen om de lead te benaderen:

• - Telefonische oproepen: Blijf het proberen, maar forceer het niet. Als je contact hebt, zorg dan dat je de juiste toon aanslaat. Toon empathie en begrip voor hun drukke schema. Veel verkopers bellen ofwel alleen overdag ofwel alleen ‘s avonds (wanneer het voor hén uitkomt, niet wanneer het voor de lead uit komt).

• - E-mail: Stuur gepersonaliseerde e-mails die waarde bieden. Denk aan relevante content, een casestudy, of een uitnodiging voor een webinar. Verkoop niet, maar informeer en help. Niet ieder contactmoment met een lead hoeft tot een deal te leiden.

• - Social media: Tegenwoordig is het heel normaal om contact te zoeken via kanalen als LinkedIn. Dit kan minder opdringerig aanvoelen en een laagdrempelige manier zijn om een gesprek te starten. Chats geven ook laagdrempelig de ruimte om te reageren op een tijdstip dat voor hen uit komt.

• - Videoberichten: Een persoonlijke video via e-mail of LinkedIn kan een krachtige manier zijn om de aandacht te trekken. Het breekt door de digitale ruis en voegt een menselijke touch toe.

De juiste boodschap op het juiste moment

Naast de frequentie is de inhoud van je bericht even belangrijk. Een one-size-fits-all benadering werkt niet. De boodschap moet afgestemd zijn op de specifieke behoeften van de lead en de fase waarin hij zich bevindt.

• - Fase 1: De eerste aanraking: Focus op het bieden van waarde. Verwijs naar de reden waarom de lead het formulier heeft ingevuld en bied een helpende hand. Vraag niet meteen om een aankoop, maar naar de mogelijkheid om een kort gesprek te plannen om te zien hoe je kunt helpen.

• - Fase 2: De opvolging: Herinner de lead op een zachte manier aan je eerdere contact. Bied aanvullende informatie die relevant is voor hun specifieke uitdagingen. Toon aan dat je hun behoeften begrijpt.

• - Fase 3: De 'breakup' e-mail: Soms moet je de knoop doorhakken. Een 'breakup' e-mail is een tactische manier om te laten zien dat je de lead loslaat, wat een reactie kan uitlokken. Denk aan een zin als: "Het lijkt erop dat dit niet het juiste moment is. Ik haal je van mijn opvolgingslijst, maar mocht je in de toekomst toch interesse hebben, dan kun je altijd contact opnemen." Dit geeft de lead het gevoel van controle en kan hen aanzetten tot een reactie, puur om het tegendeel te bewijzen.

Technologie als jouw bondgenoot

Handmatige opvolging kan tijdrovend en inefficiënt zijn, vooral als je veel leads hebt. Gelukkig is technologie je beste vriend in dit proces. 

Een goed CRM-systeem (Customer Relationship Management) of ATS-systeem (als je recruiter bent) is onmisbaar. Hiermee kun je leads bijhouden, notities maken over elk contactmoment en geautomatiseerde opvolgingssequenties instellen

Een opvolgingssequentie is een reeks van gepersonaliseerde berichten die automatisch worden verzonden op vooraf bepaalde tijdstippen. Dit bespaart je niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat geen enkele lead door de mazen van het net glipt. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat de lead na 2 dagen een opvolg-e-mail krijgt en na 5 dagen een LinkedIn-uitnodiging, mocht er geen reactie zijn.

Maar pas op: automatisering en AI kan de menselijke touch niet vervangen. Zorg ervoor dat de berichten persoonlijk en op maat gemaakt zijn. Gebruik de informatie die je over de lead hebt om je boodschap zo relevant mogelijk te maken.

Administratie als kenniscentrum

Je kent ons wellicht al van eerdere blogs of contactmomenten, maar bij Conversie Company zijn we nogal data-georiënteerd. 

Goede follow-up administratie wordt te vaak overgeslagen, terwijl dit vaak dé goudmijn is om jouw “slechte” leads om te toveren in nieuwe klanten. Bedenk welke data-punten invloed kunnen hebben en registreer zoveel als je kan. Je zult zien dat je vanzelf patronen gaat herkennen voor een betere follow-up.

Denk hierbij aan:

• - Snelheid en tijdstip van follow-up momenten (aantal, moment in de week, doorlooptijd)

• - Communicatiekanalen (telefoon/mail/DM)

• - Stappen in het opvolgingsproces (waar in het proces moeten we iets anders gaan doen)

• - Redenen voor exits van leads uit je pipeline (veelvoorkomende twijfels en obstakels)

Herken de zwakke schakels en bedenk de oplossing!

Je zult zien dat meer sales vaker te maken heeft met betere opvolging, dan met het zoeken van een nieuwe marketing agency.

De mindset van de moderne verkoper

De meest succesvolle verkopers zien een gemiste oproep niet als een afwijzing, maar als een uitdaging. Ze begrijpen dat opvolging meer is dan een taak; het is een kans om een relatie op te bouwen. Het gaat niet om het pushen van een product, maar om het oplossen van een probleem.

Een positieve, empathische en volhardende mindset is de sleutel tot succes. Wees niet bang om op te volgen, maar zorg ervoor dat je waarde blijft bieden. Laat zien dat je er bent om te helpen, niet alleen om te verkopen. Want uiteindelijk is elke lead die niet meteen opneemt, een kans die wacht om benut te worden. Het is aan jou om die kans te grijpen.